۱۰ تنظیم حرفه ای برای شروع کار با WORD
سلام به یکی دیگر از سری آموزش های سایت سافت پلاس در زمینه آموزش کار با نرم افزار ورد خوش آمدید.
امروز میخواهیم با همدیگر به بررسی ده تنظیم کاربردی در شروع کار با word بپردازیم که در شروع کار با نرم افزار ورد حتماً بایستی آنها را در نظر بگیرید.
همانطور که می دانید اغلب افراد از نرم افزار word برای ایجاد و ویرایش اسناد متنی مورد استفاده می کنند .
اما نمی دانم تا حالا به یک نوشته یا متنی برخورد کرده اید که شخص دیگری آن نوشته را در نرم افزار ورد تایپ کرده است .
یک متن با خطوط نامنظم، پاراگراف هایی که پس و پیش هستند، فونت نوشته ها اصلاً جالب نیستند، هیچ تفاوتی بین عنوان ها و متن نوشته ها از لحاظ رنگ و سایز آنها وجود ندارد.
خود متن ها به زبان فارسی هستند اما اعدادی که در داخل آنها وجود دارند به صورت انگلیسی وارد شده اند.
اینها تنها گوشه ای از مشکلاتی بود که ممکن است در یک سند تایپ شده توسط نرمافزار ورد به چشم بیاید اما مجموعه این مشکلات نه چندان بزرگ یک چیزی را در ذهنتان ایجاد می کند
آن یک چیز هم این است که به راحتی و با اطمینان کامل می توانید عنوان کنید، شخصی که این نوشته را در نرم افزار ورد تایپ کرده است یک فرد نا وارد در کار با ورد است.
اما امروز در این مطلب می خواهیم با همدیگر به بررسی ۱۰ نکته ای بپردازیم که با در نظر گرفتن آنها و انجام تنظیمات خیلی ساده می توانید همانند کاربران حرفهای مجموعه مورد نظر خود را در نرم افزار ورد ایجاد کنید.
اصلاً مهم نیست که چقدر کار با نرم افزار ورد مهارت دارید و تا به حال به چه چه میزان از این نرم افزار استفاده کرده اید .
فقط کافی است تا انتهای این آموزش را همراه من باشید تا ۱۰ تنظیم مهم مربوط به نرم افزار ورد را با همدیگر انجام دهیم و از آن به بعد با خیال راحت می توانید متن هایی را تایپ کنید که در نگاه اول همه افراد اعتراف کنند به کسی که این متن را در نرم افزار ورد تایپ کرده یک کاربر حرفه ای در نرم افزار ورد است.
تنظیم شماره-1: اول سایز صفحه را تنظیم کنید
اولین کاری که بعد از باز کردن نرم افزار ورد باید انجام دهید ، تنظیم کردن سایز صفحه ای است که می خواهید در آن شروع به تایپ کردن کنید .
اما از کجا باید بدانید که چه سایز و اندازه ای را باید انتخاب کنید ؟
خب این بستگی به چند تا چیز دارد . اول اینکه متنی را که می خواهی بنویسید برای چه منظوری است ؟
مثلا فرض کن که می خواهید برای یک ادراه دولتی یا یک شرکت خصوصی یک نامه بنویسید .
حالا دو حالت اتفاق می افتد .
یا متنی که می خواهی آن را تایپ کنید یک متن کوتاه و در حد 5 یا 6 خط است .
در این مورد می توانی خیلی راحت متن مورد نظرتان را در داخل یک برگه با اندازه A5 تایپ کنید .
اما اگر طول متنی که می خواهید تایپ کنید خیلی بیشتر از اینهاست بهتر است که سایز بزرگتر را انتخاب کنید یعنی سایز A4 .
حالا چه جوری و از کجا باید این سایز صفحه رو انتخاب کرد .
برای این کار می توانید از تصویر زیر کمک بگیرید .
بعد از این کار ورد یک لیست بلندبالا از اندازه ها و سایزهای مختلف مربوط به صفحات را در اختیارتان قرار میدهد
حالا تنها کاری که باید انجام دهید این است که متناسب با طول متن خود یک اندازه مناسب را انتخاب کنید.
در کشور ما معمولاً اگر متن ها در حد ۱۰ خط و یا کمتر باشد از سایز صفحه a۵ و اگر تعداد خطوط نوشته ما بیشتر از ۱۰ خط باشد از سایز صفحه a۴ استفاده می شود.
تنظیم شماره-2:همه چیز را برای تایپ فارسی آماده کنید
در این مرحله باید به سراغ یک سری تنظیمات برویم که به کمک آنها می توانید با خیال راحت شروع به تایپ متن های خود در قالب زبان فارسی کنید .
ما معمولا با تایپ فارسی در داخل Word مشکلی نداریم اما یکی از چیزهایی که برای فارسی نوشتن حتما باید به آن دقت کنید این است که اعدادی را که در داخل متن ها استفاده می کنید هم باید به زبان فارسی باشند .
برای اینکه بتوانید اعداد را هم به فرمت فارسی داشته باشید باید یک تنظیم کوچک را برای word انجام بدهید .
این تنظیم از مسیرهای زیر انجام می شود .
اول روی گزینه File در صفحه کاری word کلیک کن .با این کار یک کادر برایت باز می شود .
در انتها و سمت چپ از این کادر گزینه ای وجود دارد به اسم more اگر روی آن کلیک کنید گزینه option را می توانید مشاهده کنید . روی این گزینه هم کلیک کنید تا پنجره زیر برایتان باز شود .
در این پنجره باید گزینه Numeral را روی Hindi قرار دهید . تصویر بالا کمک می کند که این مسیر رسیدن به این گزینه را پیدا کنید .
اما این گزینه چه کاری می کند . وقتی این گزینه انتخاب شده باشد در حین تایپ کردن متن ها در word اگر به زبان فارسی تایپ کنی اعداد هم مثل متن ها فارسی نوشته می شوند .
اما اگر صفحه کلید را به انگلیسی برگردانید و متن ها را به صورت انگلیسی تایپ کنید اعداد هم به صورت انگلیسی تایپ می شوند .
تنظیم شماره -3: کاربران حرفه ای برای خودشان استایل تعریف می کنند
سومین کاری که برای شروع کار با Word از سوی یک کاربر حرفه ای انجام می شود تعریف استایل های خاص برای سندی است که قرار است ایجادش کنند .
حتما می پرسید که استایل دیگر چیست ؟
منظور از استایل یا همان style سبک نگارش بخش های مختلف یک سند . قضیه پیچیده تر شد مگر نه ؟
خب بگذارید به کمک یک مثال ، ساده تر توضیح بدهم .
فرض کنید به کمک word یک کتاب 500 صفحه ای را تایپ کرده اید . باز هم فرض کنید که برای مطالب که در این 500 صفحه از این کتاب تایپ کرده ای جدود 100 تا تیتر دارید .
همه این تیترها را هم به رنگ سیاه نوشته اید . فونت آنها را هم روی عدد 12 گذاشته اید . نوع فونت آنها را هم مثلا B Nazanin انتخاب کرده اید .
حالا چه خودتان و یا احتمالا چه فرد دیگری که برایش این کتاب را تایپ کرده اید می خواهد که یک سری تغییرات را روی این تیترها اعمال کنید .
مثلا اینکه رنگ همه آنها را سبز کنید .
دوم اینکه اندازه آنها را از 12 به 14 تغییر دهید .
سوم اینکه نوع فونت آنها را به B Titr تبدیل کنید .
خب برای اینکه این 3 تا کار را انجام دهید چه پیشنهادی دارید ؟
یک پیشنهاد این است که همه این 500 صفحه را به دنبال تیترهای موجود در متن بگردی و بعد روی هر کدام از آنها این تغییرات را اعمال کنید.
چه پیشنهاد جالبی باشد و چه نباشد این تنها راه است .
اما اگر می خواهید در چنین موقعیتی قرار نگیرید و این پیشنهاد هم تنها راه حلی نباشد که می توانی از ان استفاده کنید تنها راه چاره اش این است که قبل از اینکه شروع به تایپ حتی یک تیتر کنی اول یک استایل را برای خودتان تعریف کنید .
اما استایل یعنی چه ؟
استایل یعنی اینکه برای وُرد تعریف کنید که مثلا تیترهای اصلی متنی که می خواهی تایپ کنید همه یک فونت خاص ، یک رنگ خاص و یک اندازه خاص داشته باشند .
حالا هر موقع که بخواهی تغییری در هر یک از این آیتمها بدهی خیلی راحت کافی است تغییر یا تغییرات مورد نظرت را روی این استایل ها انجام دهی تا این تغییرات بطور خودکار بر روی همه بخش هایی که از این استایل ها استفاده می کنند اعمال شوند .
حالا برویم ببینیم که چطور می توانیم از یک استایل در وُرد برای خودت استفاده کنید .
برای استفاده استایل اول باید به سربرگ Home بروید .
در این سربرگ باید به سراغ پالت Style بروی. در اینجا یک سری از استایل های از پیش تعریف شده وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید .
البته این استایل ها زیاد برای تایپ فارسی مناسب نیستند . پس بهتر است که آنها را به نحوی شخصی سازی کرده و مطابق سلیقه و نیاز خودت تغییراتی را در آنها اعمال کنید .
راه دوم هم این است که از اول یک استایل را برای خودتان تعریف کنید . اما چطور می شود این کارها را کرد .
نظرت راجع به برنامه نویسی چیه ؟
تنظیم شماره 4: تعریف و یا ویرایش استایل های موجود
اول برویم به سرغ اینکه چه جوری می شود یک استایل از قبل تعریف شده را ویرایش کرد .
برای این کار اول به سراغ پالت استایل رفته و روی یکی از استایل هایی که مد نظر داری تا تغییراتی را در آن بدهی یک کلیک راست می کنید .
از منویی که برایت باز می شود گزینه Modify را انتخاب می کنید .بعد از این کار پنجره زیر برایت به نمایش گذاشته خواهد شد .
در این پنجره تنظیمات مختلفی را می شود انجام داد .
از جمله اینکه می توانی یک اسم را برای این استایل در نظر گرفت .
تنظیمات فونت مربوط به نوشته ها ، اندازه و رنگ آنها را انجام داد .
بعد از اینکه یک استایل را تنظیم کردید از این به بعد دیگر با خیال راحت می توانید از این الگو در هر جایی که مدنظر دارید استفاده کنید .
یک فایل ورد را باز می کنید . فونت مورد نظرت را انتخاب می کنید و در داخل کامپیوتر خودتان شروع به تایپ می کنید .
تا وقتی که قرار است که سند وردی که ایجاد می کنید در کامپیوتر خود شما باشد و به کامپیوتر دیگری منتقل نشود همه چیز روی روال است و هیچ مشکلی پیش نمی آید .
اما وقتی که فایل وُرد خود را به یک کامپیوتر دیگر منتقل می کنی ممکن است همه چیز به همان خوبی که باید باشد پیش نرود .
مثلا ممکن است که همه چیز به هم ریخته باشد .
فونتها آن چیزی نیستند که از آنها استفاده کرده ای . خط ها و پاراگرافها جابجا شده اند و در کل همه چیز از نظم خودش خارج شده است .
علت همه این موارد فقط یک چیز است .
علت این است که شما در کامپیوتر خودتان برای تایپ مطالب مورد نظرت از یک فونت خاص استفاده کرده اید ولی وقتی که سند وُرد را به کامپیوتر دیگر منتقل می کنید همه چیز به هم می ریزد چون که آن فونت خاص در کامپیوتر مقصدتان وجود ندارد .
وقتی برنامه آن فونت را در کامپیوتر مقصد پیدا نمی کند ناچار به سراغ فونت پیشفرضی می رود که برای نرم افزار تعریف شده است .
و این باعث می شود که همه تنظیمات مربوط به سند به هم بریزد .
اما کاربران حرفه ای وُرد برای این مشکل یک راه حل دارند .
در واقع یک جورهایی علاج واقعه را پیش از وقوع آن می کنند . اما چطوری ؟
برای این کار می توانید از ویدئوی زیر استفاده کنی
تنظیم شماره 5: کاربران حرفه ای از ابزار خط کش استفاده می کنند .
یکی از ابزارهای کاربردی و مهم در نرم افزار WORD ابزاری است به اسم Ruler یا همان خط کش .
من کمتر کسی را دیده ام که از امکانات و قابلیت های این ابزار در ورد آگاهی داشته باشد ولی از آن استفاده نکند .
این ابزار خیلی می تواند به شما در ایجاد اسناد متنی که در داخل WORD تایپ می کنید کمک کند .
بیایید چند تا از قابلیت های کار با این ابزار را با هم ببینیم .
1- به کمک این ابزار خیلی راحت می توانید اندازه صفحه کاری خود در ورد را تنظیم کنید
2- به کمک این ابزار می توانید برای خود یک یا چند تا TAB ایجاد کنید . به کمک این TAB ها خیلی راحت می توانید از نقطه ای به نقطه دیگر در ورد بروید .
3- نگران ترازبندی و چیدمان متن های خود در حین تایپ کردن هستید ؟
پاسخ شما به این سوال خیر است ؟ من به شما حق می دهم چون خود نرم افزار WORD ابزاری به نام Aligment دارد که می توانید با کمک آن به راحتی متن های خود را از هر طرف تراز بندی کنید .
یعنی تراز بندی از سمت راست یا چپ یا ترازبندی از وسط .
اما این تا وقتی است که متن های شما فقط شامل یک ستون باشد . اما اگر متن های شما شامل دو ستون یا سه ستون و یا بیشتر باشد چطور می خواهید آنها را تراز بندی کنید ؟
اینجاست که ابزاری به اسم خط کش در ورد به کمک شما می آید و خیلی راحت می توانید برای متن های خود تراز بندی های مورد نظر را تعریف کنید .
پس اگر می خواهید در کار با نر م افزار WORD تبدیل به یک حرفه ای شوید لازم است که کار با خط کش و یا همان Ruler را یاد بگیرید .
تنظیم شماره 6: کاربران حرفه ای از فهرستها غافل نمی شوند
وقتی که یک نامه دو صفحه ای را تایپ می کنید احتیاجی به استفاده از فهرست ها نخواهید داشت . اما وقتی که یک مقاله و یا یک کتاب 200 صفحه ای را تایپ می کنید چطور ؟
اینجا دیگر یکی از واجب ترین کارها برای شما این است که برای مطالب خود به فکر ایجاد یک فهرست باشید .
فهرستها در واقع همان تیترها و یا عناوین مربوط به مطالب شماست . حالا فرض کنید که یک مطلب 200 صفحه به ازای هر دو تا صفحه یک تیتر داشته باشد . این یعنی 100 تا تیتر در این مطلب .
حالا می خواهید چطور این 100 تا تیتر را ایجاد کنید ؟ مسلم است که قرار نیست این کار را بصورت دستی انجام بدهید .
اهمیت فهرست و فهرست نویسی آنقدر زیاد است که نرم افزار ورد یک قابلیت مختص همین کار را برای شما فراهم کرده است . پس لازم است مثل افراد حرفه ای نحوه ایجاد کردن و کار با فهرستها را در ورد یاد بگیرید .
تنظیم شماره7: از ذخیره کردن فایل وردتان غافل نشوید
هیچ چیز نمی تواند از این اعصاب خرد کن تر باشد که یک ساعت تمام مشغول تایپ اطلاعات مورد نظر خودتان در داخل ورد هستید اما یک دفعه برق سیستم تان قطع می شود .
حالا چه اتفاقی برای اطلاعات تان می افتد ؟
خبر بد این است که همه این اطلاعات حذف خواهد شد .
اما خبر خوب این است که به کمک قابلیتی به اسم ” ذخیره خودکار ” در ورد می توانید خیال خودتان را بابت این مشکل راحت کنید . اما چطور .
اول به سراغ منوی File بروید .
اینجا گزینه option را انتخاب کرده تا پنجره زیر برایتان نمایش داده شود .
اینجا یک گزینه ای هست به اسم Auto recover information every و جلویش هم یک کادر کوچک قرار دارد . اینجا باید یک عدد بر حسب دقیقه را وارد کنید .
مثلا اگر عدد 2 را وارد کنید ورد یعنی اینکه از ورد می خواهید که هر 2 دقیقه یک بار اطلاعات شما را ذخیره کند .
اینطوری خیالتان بابت از دست رفتن اطلاعات راحت می شود .
تنظیم شماره 8: سند وردتان را نشانه گذاری کنید .
تصور کنید یک فایل ورد دارید که مثلا شامل 500 صفحه مطلب می شود .
مطمئنا بخش هایی از این 500 صفحه هستند که بیشتر برایتان مهم هستند و بیشتر می خواهید به آنها مراجعه کنید . پس باید یک جورهایی این بخش ها را علامت گذاری کنید تا هر وقت که خواستید خیلی سریع و راحت بتوانید به آنها دسترسی داشته باشید .
نرم افزار ورد برای این کار به شما قابلیت بوکمارک کردن را پیشنهاد می دهد .
اما اینکه بوکمارک چی هست و چطور می شود از ان برای نشانه گذاری متن ها و صفحات در ورد استفاده کرد مطلب جدایی است که می توانید آن را در صفحه بوک مارک (book mark) در وُردمراحل ایجاد آن + ویدئو
صفر تا صد کار با این قابلیت را هم برای خودتان یاد بگیرید .
تنظیم شماره-9: واترمارک هم گزینه خوبی است
نگران کپی شدن مطالب یا در کل فایل ورد خودتان هستید . برای جلولگیری از این کار دو تا راهکار وجود دارد .
یکی از آنها همین است که در داخل سند وردتان از واتر مارک استفاده کنید .
واتر مارک یک قابلیتی است که به شما این اجازه را می دهد که در پس زمینه نوشته های خودتان در ورد یک متن یک تصویر و یا یک لوگو را قرار بدهید .
اینطوری افراد متوجه می شوند که پدید آورنده این مطالب در داخل ورد چه کسی است . راستی برای کار با واترمارکها هم به شما مطلب نحوه درج water mark در وُرد نکات کاربردی را پیشنهاد می دهم .
10. تنظیم شماره-10 :رمز گذاری روی فایل ورد
اطلاعاتی که داخل ورد تایپ کرده اید برایتان خیلی مهم است و حالت محرمانه دارد ؟
حتما نمی خواهید کسی به آنها دسترسی داشته باشد . پس چرا روی فایل خودتان رمز گذاری نمی کنید ؟
می پرسید چطور باید این کار را انجام بدهید . بیایید تا در ادامه با هم مراحل رمز گذاری روی فایل ورد را یاد بگیریم .
اول به سراغ همان فرمی بروید که همیشه از طریق آن فایل وردتان را ذخیره می کنید یعنی فرم Save As.
همانطور که در تصویر هم می بینید اینجا یک گزینه ای هست به اسم Tools . رویش که کلیک کنید 2 چند تا زیر مجموعه دارد از بین آنها روی گزینه ای به اسم General Option کلیک کنید .
با این کار وارد فرم زیر می شوید .
در فرم بالا در داخل کادر شماره 1 هر پسوردی را که مد نظرتان است را برای فایل خودتان تعریف کرده و روی دکمه OK کلیک کنید .
بعد از این کار یک کادر کوچک برایتان باز می شود که اینجا هم باید همان پسورد قبلی را عینا وارد کنید .
مجدد روی OK کلیک کنید و فایل ورد خودتان را ببندید .
مجدد که بخواهید فایل ورد را باز کنید قبل از نمایش اطلاعات داخلش از شما پسورد ورود می خواهد .
به همین راحتی توانستید برای اطلاعات خودتان در ورد پسورد گذاری کنید.
ممنون از اینکه این مطلب رو مطالعه کردید .
خوشحال می شوم نظر شما را در خصوص این مطلب در قسمت دیدگاهها داشته باشم .
به امید دیدار مجدد شما در سافت پلاس
دیدگاهتان را بنویسید